想要玩轉 Notion? 你需要這份快速上手指南

想要玩轉 Notion? 你需要這份快速上手指南

將筆記、任務管理及知識庫相結合,Notion 打造出了一款「瑞士軍刀」般的協作工具: Notion 不僅是一款全平臺、設計還不錯的文檔工具,更是在 2.0 版本加入了對表格、看板和日曆等功能的支援,真正成為了一款結合文檔、知識庫以及任務管理功能的全能協作工具

或許你曾被許多人推薦過 Notion,但卻不知道從何下手。 又或者你已經上手了 Notion,卻礙於想像力不知如何挖掘它的潛力。 這篇會從基礎功能到應用實例,幫你快速上手 Notion。

基礎功能

Notion 的內容單位為「頁」(Page),你可以將 Notion 中的頁面理解為傳統筆記工具中的一條筆記。 不同的是,Notion 中的頁面支援無限層級,相當於有了類似於資料夾的功能,我們又能在 Notion 的每個頁面中記錄筆記。

Notion 頁面支援「允許評論」「只讀」2 種分享方式,在頁面右上角設置頁面許可權之後,我們就可以複製頁面的連結分享給其他人查看了。 我們還可以輸入其他人的郵箱,邀請其他人加入頁面進行編輯。

Notion 的編輯工具是一款基於「塊」(Block) 的編輯器。 簡單地說,Notion 中的內容全部由「塊」組成的,一段文字是一個「塊」、一張圖片是一個「塊」、一張表格也是一個「塊」。

Notion 的編輯器支援 Markdown 語法,它會將 Markdown 文本轉為富文本,使用了「所見即所得」的編輯方式;這樣做的好處不僅讓我們能夠方便地使用 Notion 的編輯器排版文本,同時又能利用 Markdown 語法的優勢,提高輸入效率。

另外,Notion 的編輯器還支援「嵌入模組」(Embed Block),我們可以在頁面中嵌入來自其它網站或者服務的內容,比如一條推文、Google Map 的位置地圖等,由於 Notion 只是提取了嵌入網頁的訊息進行顯示,只要嵌入網頁中的內容發生變化,Notion 頁面中的顯示內容會同步進行更新,我們甚至可以在 Notion 頁面中直接於其它網頁中的內容進行交互,比如在 Notion 中直接查看和縮放 Google Map 中的位置和地圖訊息。

Notion 在 2.0 版本中加入了對於表格、看板和日曆功能的支援,接下來向你介紹這幾個功能在 Notion 中的實現方式和效果。

看板

Notion 的看板功能和 Trello 較為相似,它也能像 Trello 一樣實現拖拽管理卡片、添加組員和日期的功能。 但和 Trello 相比,Notion 缺少了訂閱、歸檔等團隊協作常用的功能。

除了任務管理,你可以用 Notion 的看板做點別的事,比如用不同的看板表示家中不同的收納空間來記錄物品位置、或者整理閱讀清單等等。

表格

在 Notion 的表格中,每一列的列首決定該列的屬性,可選的屬性有文字、數位、單選、多選、日期、成員等,你可以利用這些屬性中的一個或多個表格內容進行排序和篩選。 表格支援簡單的數據處理,比如計數、計算時間跨度、加總等。

表格也貫徹了它「無限層級」的設計理念,表格中的每一行都可以展開為一個空白頁,以便補充更多細節內容。

日曆

你還可以在 Notion 中插入日曆,在相應日期上點擊即可添加事件,事件可以發生在一天,也可以通過添加終止時間橫跨某一個期間段。

可惜的是,Notion 的日曆不支援與第三方服務同步,也不能訂閱,它的用途更多是作為筆記中的時間索引,幫你更好地將一個時間段內的任務串聯起來。

值得一提的是,表格、看板和日曆功能在 Notion 不是相互獨立的三部分,它們可以相互進行轉換,為一個專案提供不同的視角。

只要點擊左上角的「view」,都可以將當前視圖轉換成另兩種視圖。 舉個例子,當你將一個表格轉換成看板視圖后,表格中的每一行都會轉換成看板中的一張卡片,看板視圖中的變化與表格是聯動的,如果你在看板視圖中將一張Tag為「iOS」的卡片拖到了「Android」群組,該張卡片的屬性會變成「Android」,在日曆視圖中亦然。

關聯閱讀:Notion 使用詳解:來自未來的筆記協作工具

實用模版

要說誰最瞭解 Notion,那麼答案肯定是它自己。 Notion 提供了涵蓋了從個人生活到團隊協作等各方面的範本,對 Notion 功能也應用得十分深入,方便我們可以直接套用。

> Notion 官方模版庫

個人/團隊主頁:Personal/Team Home

如果你想將 Notion 打造為自己的工作區,你肯定希望所有頁面都能井井有條地整理好,在你需要時,可以迅速找到特定頁面。 這時候,一個可以將所有頁面分門別類放置好的主頁顯得尤為重要。

Notion 官方為我們分別準備了 個人主頁團隊主頁 的範本,我們可以參照它來佈局自己的 Notion 主頁。

這個範本的原理並不複雜,僅僅是用標題(Header)和頁面(Page)將不同類別的頁面歸納好,讓你的工作區變得更有條理。 主頁範本的用法也非常簡單,只要按照一定的格式將頁面整理好,就能得到一個井井有條的主頁。

追蹤遊戲進度:Video Game Tracker

Video Game Tracker 是一款來自社區的優秀範本,它可以用於追蹤遊戲的進度。 除了遊戲外,你也可以用它來追蹤正在看的電影、書籍。 隨著《復讎者聯盟 4:終局之戰》的上映,不妨用這個範本來追蹤自己補電影的進度。

要在畫廊中添加內容,只要點擊右上角的「新建」(New),隨後在彈出的視窗中填寫遊戲所在的平臺、價格等訊息即可完成將卡片收入畫廊。 如果你想用它來追蹤閱讀進度,也可以通過「添加類目」(Add a Property)來自定義範本。

這個範本用到了 Notion 的「畫廊」(Gallery)功能,它可以讓我們快速查看多張卡片的概要內容。 配合封面圖,你可以一目了然地分辨出不同卡片的內容。 畫廊也支援添加過濾選項,我們可以把所有卡片按照特定的規則篩選出來。 你可以在畫廊右上角的功能表鍵中找到「過濾器」(Filter)的選項,並創建自己的過濾規則。

人際關係管理:Intentional Relationship Aid

在當今社會,人與人之間的關係逐漸疏遠。 我們的微信里添加了許多好友,可真正有交集的卻寥寥無幾。 Intentional Relationship Aid 是用於管理人際關係的一個範本,它可以幫助我們清晰地查看到自己與好友的互動情況。

這個範本用到了 Notion 的表格(Table)及函數功能(Formula),表格可以讓我們清晰地看到所有好友的姓名、關係和聯繫頻率等訊息。 每一行代表一個好友,點擊好友名稱即可打開一個單獨的頁面,你可以在這裡添加好友的聯繫方式或是照片。

這個範本還通過函數做出了「近期聯繫的可能性」及「多久聯繫一次」的推算,它將根據你為好友設置的聯繫頻率和上次聯繫時間進行運算。 作者將具體函數放在了範本中,你可以查看並根據自己的需求進行修改。

個人財務管理:Personal Finances

Personal Finances 是一款個人財務管理的範本。 你不需要擁有相關知識,只需要按照自己的需求對它的內容進行簡單修改,就能得到一個自己的財務管理頁面。

這個範本分為三個部分:

  1. 文字訊息:用於放置消費目標、超支金額等文字內容。
  2. 消費流水:以日曆形式呈現每日的消費流水,可以清晰查看到消費內容與金額。
  3. 每月消費:以看板形式呈現每月消費,可以根據分類進行過濾篩選。

你可以隨意修改文字訊息,用它來做一個簡單的消費計劃。 要添加消費流水,只需要點擊日曆右上角的「添加」,隨後填入金額、日期等訊息即可。 你還可以選擇消費的方式,比如訂閱、預付費或是一次性付費。

Personal Finances 範本用到了日曆(Calendar)及看板(Board)功能,讓我們可以通過不同的方式查看到自己的消費情況。 即使你不需要進行財務管理,也可以學習它的思路,打造一個集合日曆與看板的任務管理工具。

目標進程追蹤:OKRs

OKR(Objectives and Key Results,即目標與關鍵成果法)是用於跟蹤目標的工作法,許多團隊都會用它來明確自己的目標及關鍵成果。 OKRs 就是根據OKR工作法所製作的 Notion 範本。

OKRs 通過行內表格的方式來實現目標管理,點擊項目名稱即可設置目標的參數。 設置完成後,你可以在表格中看到當前的數值和完成進度,你也可以隨時修改當前數值,進度會自動隨之改變。

OKRs 比較亮眼的一點是它用到了範本按鈕(Template Button),你只需要點擊「添加 OKR」即可快速添加一個新的表格,而不用從頭創建新的表格。 範本按鈕可以用於快速創建範本化的內容,十分方便。

看板式任務管理:Tasks and Issues

Tasks and Issues 是 Notion 官方提供的一個看板式任務管理範本,如果你用過 Trello 或 Teambition,相信你對這個範本不會陌生。 看板式任務管理可以讓我們更加清晰地看到每個任務的執行情況。

這個範本不但支援對任務進行分類管理,還支援多人協作,你可以將任務分配給相應的同事。 此外,你也可以通過自帶的篩檢程式來篩選出分配給自己的任務。 你也可以將其打造成自己的任務管理系統,時刻追蹤任務完成情況。

在看板的時間設置中,你也可以添加提醒,讓自己不再錯過重要的任務。

會議記錄:Meeting Notes

Meeting Notes 是一個會議記錄的範本,它將以清單的形式把會議記錄整理起來,你可以清晰地看到與具體會議相關的人員、部門。 每一個會議都是一個單獨的頁面,你可以在頁面中進行會議記錄和歸納。

會議記錄同樣支持過濾,你可以按照部門、時間等條件篩選出符合規則的記錄。 除了套用這個範本進行會議記錄外,我們也可以在這個範例里學習到一些會議記錄的方式和技巧。

除了 Notion 官方模版庫,也有使用者為 Notion 建立了第三方模版庫。 如果你想找到更多關於 Notion 的實用模版,可以閱讀我們之前的介紹文章:

> 用好這些實用範本,把 Notion 打造成全能助理

工具實例

如果在瞭解 Notion 的基礎功能以及模版之後,你仍然不知道能用 Notion 做什麼事,不妨跟著下面幾個實例實現幾個實用小工具,學習其他人的 Notion 使用思路和技巧。

打造個人化 Notion 進度條

先來試試用 Notion 實現展示年時間進度條的工具,在這個實例中,我們需要用到計算日期已經過去多久的函數,整個進度條是由十個方塊■組成,一個方塊■代表10%,0 – 10% 就佔一個方塊■,11% – 20% 就佔兩個方塊■■,以此類推。

比如,今年已經過去 180 天,經過計算,我們可以得出今年已經走完了 180 / 365 = 49%,49% 在 41% – 50% 之間,佔用五個方塊,顯示效果為「■■■■■ 49%」。

關聯閱讀:Notion 還能這麼玩:手把手教你打造個性化進度條

學會使用 Notion 分欄

雖然說是介紹 Notion 分欄功能使用場景的實例,但是這裡還會介紹更多串聯 Database 一些 Notion 用法,能夠説明你真正地在實際使用過程中用好這項功能。

在 Notion 分欄功能的使用實例中,你會了解到這些內容:

  • 豐富內容排版,讓文章增添一些「生氣」:
  • 系統性地整合視頻的筆記內容以及與多人協作翻譯文檔:
  • 製作專屬個人化空間,自己動手創作好看的模版:

總而言之,你只需要將 Notion 想像成積木一樣,你可以自由地組合其中的內容,組合它為你提供的各種 Block,這些小工具的實現其實沒有你想的那麼難。

關聯閱讀:你也可以做出好看的排版:三個場景玩轉 Notion 分欄

製作個人資料庫,管理訂閱服務

這個小工具利用了 Notion 的資料庫功能,讓我們通過製作一個小工具,方便地管理我們的訂閱服務,以便及時取消不需要的服務或者進行續費。

通過學習這個實例,你可以了解到這些內容:

  • 從零開始製作訂閱服務管理庫,包含啟動碼管理、素材教程管理、續費提醒功能等。
  • 快速組織個人電腦配置清單。
  • Notion Database 基礎使用教程。
  • Notion Database 範本使用教程。
  • Notion formula 實踐。

當然,這個小工具只是作為一個 Notion 使用思路的參考,你也可以利用 Notion 的資料庫功能實現其它需求,比如:

  • 管理伺服器、SSL 到期、物品打折提醒等。
  • 集合筆記,方便隨時管理。
  • 製作CRM、郵寄清單。
  • 借助 Notion 便捷的協作分享功能,提高不會程式設計的使用者的效率。
  • ......

關聯閱讀:避免多花冤枉錢,用 Notion 管理你的訂閱服務

從功能介紹到應用實例,不知道你學會如何使用 Notion 了嗎? 如果你想瞭解更多關於 Notion 的使用方法和技巧,歡迎閱讀少數派為你準備的 Notion 專題:

如何玩轉 Notion

Notion使用指南 | 基礎篇

新手第一課:10分鐘上手Notion